Für ein aktuelles Projekt sollten mehr als 120 E-Mails mit insgesamt rund 1.030 einzelnen Textstücken hinsichtlich der darin behandelten Projekte bzw. erwähnten Inhalte ausgewertet werden. Die Herausforderung bestand darin, die Informationen aus einer sehr großen Zahl von Beiträgen systematisch zu erfassen und anschließend strukturiert analysieren zu können.
Als Ausgangsbasis für die Analyse diente eine Word-Datei mit rund 1.800 Seiten, in die sämtliche Texte zusammenkopiert wurden. Die einzelnen Beiträge waren dabei nicht durch spezielle Metadaten oder Tabellen gekennzeichnet, sondern lediglich durch einheitlich formatierte Überschriften in einem standardisierten Format voneinander abgegrenzt.
Vor der eigentlichen Auswertung wurde Copilot zunächst im Browser-Modus gefragt, wie die Aufgabenstellung für Excel Copilot formuliert werden sollte, um möglichst belastbare Ergebnisse zu erhalten. Dabei beschränkte sich die Unterstützung nicht auf Formulierungsvorschläge für den Prompt. Copilot schlug auch eine Vorgehensweise für die spätere Auswertung vor. So empfahl das System bspw., jedem identifizierten Projekt eine eindeutige ID zuzuweisen, um Mehrfachnennungen eines Projekts in unterschiedlichen Textstücken zu erkennen und bei Bedarf nur einmal zu zählen. Die vorgeschlagene Aufgabenbeschreibung konnte anschließend weitgehend unverändert für die Analyse mittels Copilot in Excel verwendet werden.
Für die Analyse wurde die Word-Datei für Copilot verfügbar gemacht, mit der Aufgabe, die wesentlichen Informationen in Excel in Tabellenform aufzubereiten. Überraschenderweise erkannte Copilot die Dokumentstruktur ohne weitere Vorarbeiten. Die KI trennte die einzelnen Textstücke zuverlässig voneinander, ordnete die Überschriften korrekt zu, kategorisierte richtig und überführte die Inhalte in eine übersichtliche Tabelle.
Besonders bemerkenswert war, dass die Erkennung auch bei der Größe des Dokuments funktionierte. Trotz des Umfangs von rund 1.800 Seiten wurden die Inhalte weitgehend korrekt erfasst und strukturiert aufbereitet. Auf Basis der erzeugten Tabelle erstellte Copilot anschließend verschiedene Auswertungen, Tabellen und Diagramme. Zwar waren bei einigen Darstellungen noch Nachschärfungen und zusätzliche Anweisungen erforderlich, um die gewünschte Darstellung oder Kategorisierung zu erreichen. Der Aufwand blieb jedoch überschaubar und lag deutlich unter dem einer manuellen Auswertung.
Unser Fazit: Excel Copilot eignet sich nicht nur für die Analyse bestehender Tabellen, sondern kann auch bei der Überführung von Inhalten in eine auswertbare Form in Excel hilfreich sein. Im vorliegenden Test erwies sich insbesondere die automatische Erkennung der lediglich über Formatierungen gekennzeichneten Einzeltextstücke als überraschend leistungsfähig. Positiv fiel zudem auf, dass Copilot bereits bei der Formulierung der Auswertungslogik unterstützte und anschließend eigenständig Tabellen, Kennzahlen und Visualisierungen erzeugte. Trotz einzelner Nacharbeiten war das Gesamtergebnis sehr zufriedenstellend und stellte gegenüber einer manuellen Auswertung eine erhebliche Zeitersparnis dar.
Von Frederic Simon